THL IT

Tạo và Quản Lý Danh Sách trong Microsoft SharePoint

Danh sách trong Microsoft SharePoint là công cụ mạnh mẽ để tổ chức, quản lý và chia sẻ dữ liệu trong tổ chức của bạn. Hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn tạo và quản lý danh sách trong SharePoint.

Tạo Danh Sách

1.    Điều Hướng Đến Trang SharePoint Của Bạn

  • Mở trang SharePoint của bạn và đi đến trang chủ hoặc trang nội dung trang web.

2.    Tạo Danh Sách Mới

  • Nhấp vào nút New và chọn List.
  • Bạn có thể chọn bắt đầu với một Blank List hoặc sử dụng một mẫu có sẵn như Issue Tracker, Contacts, hoặc Tasks.

3.    Đặt Tên Cho Danh Sách Của Bạn

  • Cung cấp tên và mô tả tùy chọn cho danh sách của bạn.
  • Quyết định xem bạn có muốn danh sách xuất hiện trong điều hướng trang web hay không.

4.    Thêm Cột Vào Danh Sách Của Bạn

  • Nhấp vào + Add column để thêm các loại cột khác nhau như văn bản, số, ngày, lựa chọn và nhiều hơn nữa.
  • Tùy chỉnh các cột để phù hợp với dữ liệu bạn cần thu thập.

5.    Thêm Mục Vào Danh Sách Của Bạn

  • Nhấp vào + New để thêm các mục vào danh sách của bạn.
  • Điền vào thông tin cần thiết và lưu.

Quản Lý Danh Sách Của Bạn

1.    Truy Cập Cài Đặt Danh Sách

  • Đi đến danh sách của bạn và nhấp vào biểu tượng Settings (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải.
  • Chọn List settings để truy cập các tùy chọn cấu hình khác nhau.

2.    Tùy Chỉnh Chế Độ Xem Danh Sách

  • Tạo các chế độ xem tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu danh sách của bạn theo các cách khác nhau.
  • Nhấp vào Create view và chọn từ các chế độ xem Standard, Datasheet, Calendar, hoặc Gantt.
  • Cấu hình cài đặt chế độ xem để hiển thị các cột và mục bạn cần.

3.    Đặt Quyền Truy Cập

  • Kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa danh sách của bạn bằng cách đặt quyền truy cập.
  • Đi đến List settings và chọn Permissions for this list.
  • Điều chỉnh quyền để cấp hoặc hạn chế truy cập cho người dùng hoặc nhóm cụ thể.

4.    Kích Hoạt Phiên Bản

  • Theo dõi các thay đổi đối với các mục trong danh sách bằng cách kích hoạt phiên bản.
  • Trong List settings, chọn Versioning settings và cấu hình các tùy chọn phiên bản.

5.    Sử Dụng Bộ Lọc và Nhóm

  • Áp dụng bộ lọc để chỉ hiển thị các mục đáp ứng các tiêu chí nhất định.
  • Nhóm các mục theo các cột cụ thể để tổ chức dữ liệu của bạn hiệu quả hơn.

6.    Tích Hợp Với Các Công Cụ Khác

  • Nâng cao chức năng danh sách của bạn bằng cách tích hợp với các công cụ Microsoft 365 khác như Power Automate và Power Apps.
  • Tự động hóa quy trình làm việc và tạo các ứng dụng tùy chỉnh để tương tác với dữ liệu danh sách của bạn.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo và quản lý danh sách trong SharePoint để hợp lý hóa tổ chức dữ liệu và cải thiện sự hợp tác trong nhóm của mình.