THL IT

Sử Dụng SharePoint Để Quản Lý Dự Án: Hướng Dẫn Thực Tế

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể sử dụng SharePoint để quản lý dự án một cách hiệu quả, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao sự hợp tác trong nhóm. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi cụ thể nào hoặc cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại hỏi nhé!

1. Tạo Trang Dự Án

  • Truy cập SharePoint: Đi đến cổng Office 365 của bạn và chọn SharePoint từ trình khởi chạy ứng dụng.
  • Tạo Trang: Nhấp vào “Tạo trang” và chọn “Trang nhóm”. Nhập tên và mô tả cho trang dự án của bạn, và đặt cài đặt quyền riêng tư (riêng tư hoặc công khai).

2. Thiết Lập Thư Viện Tài Liệu

  • Tạo Thư Viện Tài Liệu: Điều hướng đến trang dự án của bạn, nhấp vào “Mới” và chọn “Thư viện tài liệu”. Đặt tên cho thư viện (ví dụ: “Tài liệu Dự án”) và nhấp “Tạo”.
  • Tổ Chức Tệp: Tải lên các tệp liên quan đến dự án và tổ chức chúng vào các thư mục để dễ dàng truy cập.

3. Xây Dựng Danh Sách Nhiệm Vụ

  • Tạo Danh Sách Nhiệm Vụ: Đi đến trang dự án của bạn, nhấp vào “Mới” và chọn “Danh sách”. Chọn “Danh sách nhiệm vụ” và đặt tên cho nó (ví dụ: “Nhiệm vụ Dự án”).
  • Thêm Nhiệm Vụ: Thêm nhiệm vụ vào danh sách, giao cho các thành viên nhóm, đặt ngày hoàn thành và theo dõi tiến độ.

4. Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

  • Sử Dụng Power Automate: Tích hợp Power Automate để tạo quy trình làm việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại. Ví dụ, thiết lập quy trình làm việc để thông báo cho các thành viên nhóm khi một nhiệm vụ được giao cho họ.
  • Tạo Quy Trình: Trong Power Automate, nhấp vào “Tạo” và chọn một mẫu hoặc bắt đầu từ đầu. Định nghĩa kích hoạt (ví dụ: nhiệm vụ mới được tạo) và hành động (ví dụ: gửi thông báo email).

5. Tích Hợp với Các Công Cụ Khác

  • Thêm Planner: Tích hợp Microsoft Planner để quản lý nhiệm vụ một cách trực quan. Đi đến trang dự án của bạn, nhấp vào “Mới” và chọn “Planner”. Tạo một kế hoạch mới hoặc liên kết một kế hoạch hiện có.
  • Sử Dụng Teams: Kết nối trang SharePoint của bạn với Microsoft Teams để giao tiếp liền mạch. Thêm trang dự án của bạn làm một tab trong Teams để dễ dàng truy cập.

6. Thêm Khả Năng Báo Cáo

  • Sử Dụng Power BI: Tích hợp Power BI để tạo báo cáo và bảng điều khiển tương tác. Nhúng báo cáo Power BI vào trang SharePoint của bạn để trực quan hóa dữ liệu dự án.
  • Tạo Báo Cáo: Trong Power BI, kết nối với danh sách và thư viện tài liệu SharePoint của bạn, tạo báo cáo và xuất bản chúng lên trang SharePoint của bạn.

7. Tùy Chỉnh Trang của Bạn

  • Chỉnh Sửa Trang: Tùy chỉnh trang chủ và các trang khác của trang dự án của bạn. Nhấp vào “Chỉnh sửa” để thêm các phần web như văn bản, hình ảnh và liên kết.
  • Thêm Phần Web: Sử dụng các phần web như “Thư viện Tài liệu”, “Danh sách Nhiệm vụ”, “Planner” và “Power BI” để hiển thị thông tin liên quan trên trang của bạn.

8. Ví Dụ về Các Tính Năng Quản Lý Dự Án của SharePoint

Theo Dõi Vấn Đề

  • Tạo Công Cụ Theo Dõi Vấn Đề: Sử dụng Microsoft Lists để tạo công cụ theo dõi vấn đề. Đi đến trang dự án của bạn, nhấp vào “Mới” và chọn “Danh sách”. Chọn “Theo dõi vấn đề” và tùy chỉnh nó để theo dõi các vấn đề của dự án.

Lịch Chia Sẻ

  • Thêm Lịch: Thêm lịch chia sẻ vào trang dự án của bạn để lên lịch các cuộc họp và hạn chót. Nhấp vào “Mới” và chọn “Ứng dụng”. Chọn “Lịch” và thêm nó vào trang của bạn.

Tích Hợp OneNote

  • Sử Dụng OneNote: Tích hợp OneNote để ghi chú dự án. Thêm sổ tay OneNote vào trang dự án của bạn để ghi chú hợp tác.