THL IT

Khám Phá Tính Năng Nâng Cao Của Microsoft Teams

Bằng cách tận dụng các tính năng nâng cao này, bạn có thể nâng cao sự hợp tác, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất tổng thể trong Microsoft Teams. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi cụ thể nào hoặc cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại hỏi nhé!

1. Phòng Họp Nhỏ (Breakout Rooms)

Tạo Phòng Họp Nhỏ: Trong cuộc họp, nhấp vào biểu tượng “Breakout rooms”. Chọn số lượng phòng và phân công người tham gia tự động hoặc thủ công.
Quản Lý Phòng Họp Nhỏ: Di chuyển giữa các phòng, gửi thông báo và đóng phòng khi thảo luận hoàn tất.

2. Ghi Chú Cuộc Họp

Ghi Chú: Nhấp vào “Thêm hành động” (ba chấm) trong cuộc họp và chọn “Ghi chú cuộc họp”. Thêm ghi chú mà tất cả người tham gia có thể truy cập.
Tổ Chức Ghi Chú: Sử dụng các phần và trang để tổ chức ghi chú. Ghi chú được lưu trong cuộc trò chuyện của cuộc họp để tham khảo sau này.

3. Sự Kiện Trực Tiếp (Live Events)

Thiết Lập Sự Kiện Trực Tiếp: Đi đến lịch Teams, nhấp vào “Cuộc họp mới” và chọn “Sự kiện trực tiếp”. Cấu hình chi tiết sự kiện, mời người thuyết trình và đặt quyền truy cập.
Quản Lý Sự Kiện Trực Tiếp: Sử dụng giao diện nhà sản xuất để quản lý sự kiện, bao gồm chuyển đổi giữa các nguồn nội dung và quản lý Hỏi & Đáp.

4. Hình Nền Tùy Chỉnh

Áp Dụng Hình Nền: Trong cuộc gọi video, nhấp vào “Thêm hành động” và chọn “Áp dụng hiệu ứng nền”. Chọn từ các hình nền có sẵn hoặc tải lên hình nền của riêng bạn.
Làm Mờ Hình Nền: Chọn tùy chọn làm mờ để giữ sự tập trung vào bạn trong khi ẩn nền phía sau.

5. Thẻ (Tags)

Tạo Thẻ: Đi đến một nhóm, nhấp vào “Thêm tùy chọn” (ba chấm) bên cạnh tên nhóm và chọn “Quản lý thẻ”. Tạo thẻ để phân loại thành viên (ví dụ: @MarketingTeam).
Sử Dụng Thẻ: Đề cập đến thẻ trong bài đăng để thông báo cho tất cả các thành viên liên quan đến thẻ đó.

6. Ca Làm Việc (Shifts)

Thiết Lập Ca Làm Việc: Trong ứng dụng Teams, nhấp vào “Shifts” trên thanh bên trái. Tạo lịch trình, phân công ca làm việc và quản lý yêu cầu nghỉ phép.
Sử Dụng Shifts: Nhân viên có thể xem lịch trình của họ, đổi ca và yêu cầu nghỉ phép trực tiếp trong Teams.

7. Phê Duyệt (Approvals)

Tạo Phê Duyệt: Nhấp vào “Approvals” trên thanh bên trái. Tạo yêu cầu phê duyệt mới, thêm chi tiết và gửi đến những người phù hợp.
Quản Lý Phê Duyệt: Theo dõi trạng thái phê duyệt, xem chi tiết và phản hồi yêu cầu trực tiếp trong Teams.

8. Tích Hợp Power Automate

Tự Động Hóa Nhiệm Vụ: Sử dụng Power Automate để tạo quy trình làm việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại. Ví dụ, thiết lập một luồng để đăng tin nhắn trong Teams khi một tệp mới được thêm vào SharePoint.
Tạo Luồng: Trong Power Automate, chọn “Tạo” và chọn một mẫu hoặc bắt đầu từ đầu. Định nghĩa các kích hoạt và hành động để tự động hóa nhiệm vụ.

9. Ví Dụ về Các Tính Năng Nâng Cao trong Thực Tế

Trải Nghiệm Cuộc Họp Nâng Cao

Phòng Họp Nhỏ: Sử dụng phòng họp nhỏ cho các cuộc thảo luận nhóm trong các cuộc họp lớn hoặc buổi đào tạo.
Ghi Chú Cuộc Họp: Ghi chú hợp tác trong các cuộc họp để đảm bảo mọi người đều nắm bắt được thông tin.

Quản Lý Nhóm Hiệu Quả

Thẻ: Sử dụng thẻ để nhanh chóng thông báo cho các nhóm cụ thể trong một nhóm.
Ca Làm Việc: Quản lý lịch trình và yêu cầu nghỉ phép của nhân viên một cách liền mạch.

Phê Duyệt Đơn Giản

Phê Duyệt: Tạo và quản lý quy trình phê duyệt cho các quy trình khác nhau, chẳng hạn như báo cáo chi phí hoặc đề xuất dự án.

Mẹo để Tối Ưu Hóa Các Tính Năng Nâng Cao

Đào Tạo Thường Xuyên: Tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên để đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều quen thuộc với các tính năng nâng cao.
Tùy Chỉnh: Tùy chỉnh Teams để phù hợp với nhu cầu của tổ chức bằng cách tích hợp các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba.
Phản Hồi: Khuyến khích phản hồi từ các thành viên trong nhóm để liên tục cải thiện việc sử dụng các tính năng của Teams.